Records Management

By | October 9, 2006

English (baca Indonesian)

The first notion in my mind about records management is a simple data / log management; however throughout learning process about MOSS 2007 concept, records management is more complex then data / log management. It’s not as simple as document management – due to some requirements:

  • clasification can and should be automated
  • automatically create unique record
  • having compliance in auditing and policy
  • should have its own environment
  • limited/controlled read access; wide write access

Hence records management is document management with those additional requirements; or I can say it is an evidence management which collect and manage evidence in MOSS 2007. Using combination of document library feature, information rights management (IRM), and auditing – MOSS 2007 offers out of the box records management.

Records management can be modeled as,

Records Management Repository

 

Here the records owner send all evidence to the records manager. The evidence can be document or anything that is digitalized using 3rd party digital imaging tools. The records owner can be an Information worker who access knowledge from SharePoint/Exchange/server through his PC/Laptop. Then, all records are sent to the records repository – having all policy and behaviour set automatically.

Indonesian (see in English)

Mendengar kata “records management” yang terbayang di benak saya adalah proses pengelolaan data / list / log. Namun, sejalan dengan proses belajar tentang konsep yang dibawa oleh MOSS 2007, records management ternyata lebih kompleks dari sekedar catatan biasa / list. Records management juga berbeda dengan document management – karena records management membutuhkan persyaratan-persyaratan khusus yaitu:

  • pengklasifikasian harus dapat dilakukan secara otomatis
  • pencatatan harus dilakukan cara unik
  • memiliki sistem auditing dan aturan yang standar
  • harus memiliki lingkungan terpisah yang independen
  • akses baca yang terbatas/terkendali

Jadi records management adalah sebuah document management ditambah dengan syarat-syarat dasar tersebut; atau dengan kata lain saya bisa mengatakan bahwa records management adalah proses pencatatan dan pengumpulan bukti-bukti kedalan sebuah wadah didalam MOSS 2007. Dengan memanfaatkan fitur-fitur di document library, information rights management (IRM) dan auditing, maka MOSS 2007 dapat digunakan untuk membuat records management didalam sebuah organisasi. Nah, tugas kita selanjutnya adalah bagaimana mengimplementasikan membuat records managment di MOSS 2007, sesuai dengan standar records management yang ada.

Sebuah records management dapat dimodelkan seperti dibawah ini,

Records Management Repository

Pada gambar diatas records owner mengirimkan semua catatannya kepada records manager. Catatan itu dapat berupa dokumen digital atau dokumen hasil digitalisasi dengan menggunakan perangkat digitalisasi seperti scanner, foto dsb. Records owner sendiri dapat merupakan seorang pekerja informasi (Information Worker) yang memeliki akses kedalam informasi yang ada di server (Exchange, Sharepoint dsb) melalui terminalnya. Kemudian, semua catatan dimasukkan kedalam records repository, dimana aturan-aturan baku diberlakukan secara otomatis kedalam catatan yang disimpan tersebut.

3 thoughts on “Records Management

  1. kiki

    salam,

    mas mau nanya tool untuk membangun record management berbasis windows bisa menggunakan apa?

    thanks

    Reply
  2. cakriwut

    Untuk membangun records management tentu saja bisa menggunakan MOSS 2007 , .NET Framework 2.0 & SQL Server dan sebagainya.
    Didalam MOSS 2007 sendiri, yang disebut sebagai records adalah dokumen-dokumen yang ingin disimpan secara terpusat – unik dan mengikuti ketentuan (policy) yang sudah ditetapkan.

    Reply
  3. Pingback: Sharepoint – Records Manager « panca

Leave a Reply